Waste Busters
Waste Busters

Artykuły

Artykuły

Event zero waste – jak zorganizować event nie rujnując przyrody


Od kilkunastu lat przyglądam się kulisom imprez firmowych na dużą skalę. Oczywiście z dwuletnią przerwą na czas pandemii. Teraz jednak wracam do tego tematu, ponieważ koronawirus odpuszcza, więc zapewne zaczną się w tym roku pikniki firmowe, imprezy dla klientów, koncerty etc. No i dobrze, bo takie wydarzenia mają moc, to kotwica dobrych wspomnień i często świetna zabawa. Każdy z nas jej potrzebuje. Jednak może tym razem uda nam się zorganizować nasz Event bez skutków ubocznych dla planety? Ostatni piknik, na którym byłam, zwieńczyły trzy ogromne (5 m długości) kontenery, z których dosłownie wysypywały się odpady.

Tak nie musi być! Od tamtego czasu spisuję pomysły na to, w jaki sposób możemy ograniczyć nasz imprezowy Waste. Zapraszam Was do zapoznania się z moją listą. Organizujecie imprezę firmową? Skorzystajcie z niej. Macie nowe pomysły, na które nie wpadłam? Napiszcie do mnie, uzupełnimy listę o Wasze podpowiedzi.

Zróbcie Event w stylu Zero Waste. Zaskoczcie pozytywnie Waszych gości. Zostanie świetne wspomnienia, nie śmieci.

Dlaczego warto zrobić event w stylu zero waste?

  • bo zmniejszysz wielkość wysypisk śmieci i emisję CO2
  • bo mała ilość śmieci ułatwi sprzątanie po imprezie
  • bo mała ilość śmieci sprawi, że Twoje wydarzenie będzie wyglądało estetycznie
  • bo nadasz wydarzeniu większą rangę
  • bo sprawisz, że partnerzy i patroni eventu poczują, że biorą udział w ważnej zmianie
  • bo zademonstrujesz światu swoją markę, jako wartościową i dbającą o środowisko naturalne
  • bo takie wydarzenie będzie ciekawe i atrakcyjne dla sponsorów i uczestników
  • bo zaangażujesz swój zespół w realizację nowego, ciekawego projektu, jakim jest przejście firmy na model zero waste
  • bo zapoczątkujesz dobre nawyki w swojej firmie
  • bo o takim evencie wszyscy chętnie opowiedzą

Zacznijmy od 10 podstawowych zadań

  1. Nie rozdawaj wody w plastiku
    Woda w jednorazowych butelkach jest droga, jej transport jest jeszcze droższy i powoduje emisję spalin. No i pozostawia po sobie góry śmieci. Rezygnujemy z butelek. Podajemy wodę w źródełkach i dystrybutorach. Nie rozdajemy kubków jednorazowych. Wypożyczamy naczynia lub rozdajemy w prezencie bidony – na pamiątkę.
  2. Minimalizuj śmieci przy cateringu
    Najwięcej śmieci generujemy podczas serwowania jedzenia. Poszukaj wypożyczalni naczyń wielokrotnego użytku. Jeśli podczas wydarzenia jedzenie serwowane jest przez kilku różnych dostawców, w umowie dodaj zapis, że nie mogą serwować jedzenia w naczyniach jednorazowych. Jeśli z jakichś przyczyn nie będzie to możliwe, to niech naczynia będą przynajmniej biodegradowalne. W takiej sytuacji pracownicy obsługujący catering powinni zwracać się do gości, z prośbą o wyrzucanie brudnych naczyń do specjalnych pojemników, oznaczonych jako odpady biodegradowalne. W przypadku naczyń wielokrotnego użytku możesz wprowadzić depozyt, dla pewności, że naczynia wrócą na swoje miejsce.
  3. Nie marnuj jedzenia
    Zanim zamówisz catering, upewnij się, ile osób potwierdziło przybycie. Dopiero po zamknięciu listy gości zamawiamy jedzenie. Zamów mniej więcej tyle porcji, ile jest zgłoszeń. Porcje powinny być zróżnicowane, nie każdy je tyle samo. Ci, którzy mają ochotę na małe ciasteczko, chętniej wezmą małe porcje i nie zostawią resztek. Zorganizuj wcześniej transport pozostałego jedzenia do organizacji, która chętnie je przyjmie. Od 2013 r. darowizny żywności są zwolnione z podatku VAT. Żywność musi zostać przekazana organizacji, która posiada status OPP. Nie ma konieczności wystawiania żadnych faktur. Dlatego przed wydarzeniem podpisz prostą umowę darowizny z organizacją pożytku publicznego. Jedzenie musi być przekazane zaraz po evencie.
  4. Zadbaj o oddzielenie odpadów biodegradowalnych
    Pisałam już o tym w punkcie dotyczącym organizacji jedzenia, jednak temat ten zasługuje na osobny akapit. Jeśli nie zadbamy o odpowiednie oznaczenie na pojemnikach, instrukcje i wolontariuszy, to pod wpływem “dobrej zabawy” nasze śmieci bio trafią do jednego wora z tymi, które  przeznaczone są do spalarni lub na wysypisko. Poza tym pomyśl o ludziach, którzy segregują śmieci. Jeśli butelki są wymieszanie z papierem, to jest to mały problem. Jeśli jednak pomiędzy butelkami znajdują zgniły ogórek lub kawałek mięsa z hamburgera, to sprawa się komplikuje. Zróbmy wszystko, żeby kompost po naszej imprezie trafił tam gdzie trzeba, a nie do pojemników z odpadami  na recycling. Oddzielanie resztek jedzenia i naczyń  biodegradowalnych od reszty śmieci to nasze podstawowe zadanie.
  5. Redukuj jednorazówki, najlepiej do zera
    Powrócę do cateringu i umów z dostawcami. Rezygnujemy z pojedynczo zapakowanych cukru, soli, pieprzu, ketchupu, musztardy itp. Podajemy wszystko w dystrybutorach wielokrotnego użytku. O ile oczywiście przepisy związane z COVID-19 nam na to pozwolą.
    Zainwestujmy też w trwalsze identyfikatory i odbierzemy je przy wyjściu. Zadanie to jest dosyć trudne ale wykonalne. Osoby obsługujące recepcję muszą po prostu prosić o wyjęcie swojej wizytówki i zwrot identyfikatora.
  6. Dekoracje w stylu zero waste
    Na początku, zrezygnuj z balonów. Jeśli to urodzinowa impreza firmy i szef uparł się, żeby w powietrze wypuścić setki lub tysiące balonów w korpo kolorach, i nie jesteś w stanie go od tego odwieźć – wybierz balony z kauczuku, czyli naturalnej gumy. Ale tu kolejna uwaga. Producentów kauczuku obecnie oskarża się o nielegalne wycinki drzew i łamanie praw człowieka. Nie wskażę Ci odpowiedniego producenta, bo informacje na ten temat wciąż się zmieniają. Postaraj się sprawdzić, czy jest to kauczuk pozyskiwany z legalnych upraw. Balony trudno zastąpić czymś innym. Ale całą resztę możesz zaprojektować w stylu eko. Korzystaj z wypożyczalni, staraj się nie kupować jednorazowych ozdób. Polecam Ci wypożyczenie kwiatów i drzewek w donicach. Będzie pięknie a po imprezie zostanie zero waste.
  7. Zorganizuj zabawy dla dzieci bez śmieci
    Jeśli organizujesz atrakcje dla najmłodszych, wybieraj te, które po prostu nie generują odpadów:
    – malowanie buziek
    – stoły z animatorami, którzy będą z dziećmi robić eko-design. Użyjcie materiały, które zbierzecie w biurze lub resztki z produkcji w twojej firmie
    – każdy rodzaj aktywności sportowej
  8. Dokładne instrukcje dla gości
    Najważniejsze jest to, aby nasze wydarzenie generowało jak najmniej śmieci. Druga sprawa to odpowiednia segregacja śmieci, których nie da się uniknąć. Aby odpady trafiały do odpowiednich pojemników należy:
  1. zaplanować rozstawienie pojemników tak, aby było łatwo do nich dotrzeć. Z pewnością dostawcy, z których usług będziesz korzystać podpowiedzą Ci najlepsze rozwiązania i dopasują ilość kontenerów do Twoich potrzeb. Na etapie rozmów z dostawcą musisz mieć gotową mapę wydarzenia.
  2. Oznakowanie pojemników musi być bardzo precyzyjne. Nie wszyscy rozpoznają odpowiednie pojemniki po kolorach. Ja mam z tym problem do tej pory i muszę się chwilę zastanowić, co gdzie wrzucić.
  3. Przy pojemnikach ze śmieciami powinna stać osoba, która nakieruje gości do odpowiedniego pojemnika. Będziesz potrzebować sporo ochotników wśród pracowników. Obiecaj wolontariuszom coś w zamian: wolny dzień, koszulkę, może jakiś bonus lub zniżkę na produkty firmowe.
  4. Nie zaskakuj ludzi. Promuj swój zero waste event dużo wcześniej. Jeśli goście spotkania, pracownicy, sponsorzy otrzymają dokładne instrukcje wcześniej mailem, będą mogli przygotować się na to, że podczas imprezy będziecie segregować odpady szczególnie uważnie.
  5. Pojemniki na odpady powinny mieć pokrywy – badania dowodzą, że pokrywa na śmietniku sprawia, że jesteśmy skłonni do większego wysiłku przy wyborze odpowiedniego pojemnika. Otwarte pojemniki są z pewnością bardziej higieniczne, ale zawsze możesz obok stacji z odpadami postawić kilka dystrybutorów z płynem do odkażania skóry.
  1. Wybierz praktyczne prezenty i nagrody
    Jeśli planujesz rozdawać upominki po zakończeniu imprezy lub robić konkursy, i potrzebujesz atrakcyjnych nagród, wybieraj rzeczy, które ludzie będą jak najmniej skłonni wyrzucić. Jest obecnie na rynku cała masa drewnianych “eko-gadżetów”. Nazywane są eko, ponieważ nie są z plastiku. To straszna pułapka. Jeśli coś jest z drewna to znaczy, że wycięto setki jeśli nie tysiące drzew, aby to wyprodukować. Kojarzycie drewniane jojo z wygrawerowanym logo firmy? Szybko ląduje w koszu. Już lepiej podarować gościom plastikowe, wysokiej jakości bidony z naszym logo. Takiego gadżetu nikt nie wyrzuci, co najwyżej przekaże komuś innemu. Krótko mówiąc, podaruj gościom coś praktycznego lub coś niematerialnego.
  2. Materiały dla dziennikarzy wyślij drogą mailową
    Zamiast rozdawać teczki z materiałami dziennikarskimi, przygotuj specjalny punkt dla mediów. W takim punkcie powinien znaleźć się laptop z dostępem do internetu. Nie zbieramy listy mailowej na kartce i prosimy o podpisy, to przeżytek. Zapisujemy dane od razu w Excelu lub programie mailingowym. Pierwszą turę materiałów możesz wysłać dziennikarzom już podczas imprezy, aby mogli je od razu otworzyć na swoim smartfonie. Szczególnie ci, którzy piszą swoje relacje na żywo.

Co zrobić, aby nikogo nie zdenerwować i uzyskać pozytywny Feedback

Wyobraźmy sobie sytuację, kiedy jeden z naszych gości dostając piwo jest proszony o zwrot kufla. Potem jest zaczepiany przy stacji z odpadami i upomniany, bo wrzuca właśnie biodegradowalny talerz z resztkami jedzenia do pojemnika ze szkłem, a przy wyjściu jest proszony o zwrot identyfikatora. I na dodatek nie dostawał żadnego gadżetu.

Dodajmy jeszcze, że nasz gość nie jest osobą, która na co dzień interesuje się ruchem zero waste, mówiąc wprost ma w nosie ochronę przyrody a zależy mu jedynie na własnej wygodzie. I dla pełnego obrazu – jest to nasz kluczowy klient. Co jeśli pod wpływem dwóch wypitych piw zacznie się awanturować? Scenariusz jest drastyczny, ale może się tak zdarzyć. Myślę, że tłumaczenie szefowi, że nasz klient to “buc” nic nie pomoże. Stracimy albo naszą pracę albo szansę na to, że kiedykolwiek nasza firma zorganizuje ponownie wydarzenie zero waste. Zatem, zacznijmy od początku.

Co zrobić, aby zero Waste event nie odbił się czkawką:

  1. W elektronicznym zaproszeniu (rezygnujemy z papieru) do gości, kluczowych klientów, mediów poinformuj, że wydarzenie będzie miało charakter zero waste. Opisz, czego mogą spodziewać się goście, co będzie inne niż do tej pory. Napisz, dlaczego jest to ważne dla Twojej firmy. Jeśli mówimy o kluczowym kliencie, niech zaproszenie będzie podpisane osobiście przez Twojego prezesa. Niech będzie patetyczne i wzniosłe. Niech osoba zapraszana ma poczucie, że bierze udział w wydarzeniu przełomowym, wprowadzającym nowe zasady spójne ze strategią zrównoważonego rozwoju Twojej firmy.
  2. W zaproszeniu elektronicznym dla pracowników dodaj informacje dotyczące wolontariuszy, którzy będą stali przy stacjach segregowania śmieci, i którzy będą pomagali gościom odnaleźć się w nowych dla nich sytuacjach. Zaangażuj swoich pracowników w organizację tej imprezy, poproś o pomysły i pomoc.
  3. Przypominaj o wydarzeniu i nowych zasadach w wewnętrznym newsletterze. Umieść w nim dokładne informacje na temat rodzajów odpadów i zasady ich segregacji. Napisz o nowym sposobie dystrybucji napojów i dań.
  4. Twój dział PR-u może przygotować odpowiednią notkę do mediów. Planujecie event zero waste. Być może będzie to pierwsze takie wydarzenie w Twojej branży albo w Twoim regionie.
  5. Szczegółowe informacje powinni otrzymać również wszyscy dostawcy, przynajmniej dwa tygodnie przed wydarzeniem.
  6. Zainwestuj w ciekawe graficznie instrukcje dla gości, opisy pojemników na śmieci czy oznaczenia w miejscach zwrotu naczyń. Podobną identyfikację wizualną możesz już wcześniej zastosować na terenie firmy, na przykład przy segregatorach na śmieci.

Czekam też na Wasze relacje po wydarzeniu. Koniecznie podzielcie się wrażeniami i kolejnymi pomysłami. Cześć. Pozdrawiam Was.

Danka Pawlik

< wstecz